Definición
Es el conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad en la empresa, son de carácter administrativo
y se lo realiza mediante la aplicación de varias fases o etapas.
En el proceso administrativo el
conocimiento y análisis de las etapas es indispensable porque nos permite
aplicar el método, los principios, y las técnicas para alcanzar los objetivos y
con ello lograr el éxito empresarial.
Cuando se administra una empresa
se lo realiza a través de dos fases:
Fase mecánica o estructural.- es la que se da a partir de uno o más
fines y se determina la mejor forma de obtenerlo. En esta fase se encuentra el
elemento planeación que responde a la pregunta ¿Qué hacer? Y el elemento
organización que responde a la pregunta ¿Cómo hacer?
Fase dinámica u operativa.- es la fase en la que se ejecutan todas
las actividades necesarias para lograr lo establecido durante la fase
estructural.
En esta fase se encuentran los
elementos dirección que responde a la acción que se haga y el control que
responde a la pregunta ¿Cómo se hizo?
Elementos del proceso administrativo
Un proceso es una forma
sistemática de hacer las cosas, se habla se administración como un proceso que
lo debe realizar cada gerente de la empresa, sin importar las actividades o
habilidades personales las cuales desempeñan o realizan interrelacionando para
alcanzar las metas que se desean. A continuación se detallan cada uno de sus
elementos.
Planificación
Definición
La planificación, es el elemento en donde los
administradores piensan con anticipación sus metas y acciones, pasan sus actos
en algún método, plan o lógica.
La planificación se ocupa de los
fines (¿Qué hay que tener?), como en los medios (¿Cómo debe hacerse?).
La planificación requiere definir
los objetivos o metas de la organización estableciendo una estrategia general
para el alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para
coordinar las actividades.
La planificación define la
dirección, reducción del impacto del cambio, minimiza el desperdicio y se
establecen los criterios utilizados para controlar.
Importancia
Es importante la planificación ya
que a través de ella los empleados saben a dónde van la organización y en que
deben contribuir para alcanzar ese objetico, pueden coordinar sus actividades,
cooperar entre ellos y trabajar en equipo.
Los planes presentan los
objetivos de la organización y establecen los procedimientos actos para
alcanzarlos.
Finalmente la planificación son
la guía para:
Que la organización consiga y
dedique los recursos que se requieran para alcanzar sus objetivos.
Que los miembros realizan las
actividades acorde a los objetivos y procedimientos escogidos.
Que el progreso en la obtención
de los objetivos sean vigilados y medidos para imponer medidas correctivas en
caso de ser insatisfactorio.
El primer paso para planificar es
seleccionar las metas de la organización, definidas estas se establecen los
programas para alcanzar las metas de manera sistemática.
Organización
Definición
Es el establecimiento de la
estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante
la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de
actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones.
La
organización es la relación que se establece entre los recursos humanos y los
recursos económicos que dispone la empresa para alcanzar los objetivos y metas
propuestas en la planificación.
Importancia
Los fundamentos básicos que
demuestran la importancia de la organización son;
Es de carácter continuo; jamás se
puede decir que ha terminado, puesto que la empresa y sus recursos están
sujetos a cambios constantes (expansión, nuevos productos, etc.), la que obliga
a efectuar cambios continuamente.
Es un medio a través del cual se
establece la mejor manera de lograr sus objetivos.
Suministra los métodos para que
se puedan desempeñar las actividades eficientemente, y con un mínimo esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia
de las actividades, reduciendo costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de
esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Dirección
Definición
Esta etapa del proceso
administrativo, también llamada ejecución, comando o liderazgo, es una función
que comprende la mística de orientar debidamente a los subordinados (empleados)
por parte de un superior, el cual tiene la responsabilidad de hacerles conocer
los procesos, sus diferencias y orientarles para el mejor desenvolvimiento y
cumplimiento de sus tareas.
Existen 2 estratos para obtener
los resultados de la dirección:
Nivel de ejecución.- (obreros, empleados, técnicos) en donde se trata
de hacer ejecutar “llevar a cabo”, aquellas actividades que habrán de ser
productivas.
Nivel administrativo.- el que todo aquel que es el “jefe”, y que
precisamente es el que “dirige” y no ejecuta. El jefe no ejecuta sino hace que
otros hagan.
Dirigir implica mandar, influir y
motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La dirección llega
al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que
trabajan con ello.
Control
Definición
Se puede definir como el proceso
de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron
planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.
Todos los gerentes deben
participar en la función de control, aun cuando los departamentos estén
desempeñándose como se proyectó.
Los gerentes no pueden saber en
realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado que
actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma
deseada.
Un sistema de control efectivo
asegura que las actividades se terminen de manera que conduzca a la consecución
delas metas de la organización.
Elementos primordiales
Establecer las normas de
desempeño.
Medir los resultados presentes
del desempeño y compararlos con las normas.
Tomar medidas colectivas cuando
no se cumplan con las normas.
Importancia
El control es importante, porque
es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración.
Porque es la única forma como los gerentes saben si las metas se están
cumpliendo, permitiendo que la organización valla en la vía correcta sin
permitir que se desvié de sus metas.
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